機密文書の溶解処理サービスはセキュリティで選ぶ|見落としがちな回収・保管方法

株式会社WELL(ウェル) 営業部

個人情報や企業機密が含まれる重要文書を安全に処理することは企業の責任です。

機密文書の処理方法は様々ですが、大量の書類を処理する場合には、「溶解処理」が適していると言われています。

この溶解処理は、コストを抑えて手間をかけずに済む一方で、運搬時や保管中に情報が漏洩してしまうリスクも伴います。外注のリスクを回避するためには、サービスや事業者のセキュリティ対策にも注目して選定することが重要です。

万が一、重要文書の内容が流出すれば、刑事責任を問われ罰則の対象になることもあります。企業の信用に関わるだけでなく、顧客や関係先にも多大な損失を与えることにもなりかねないため、処理を行う段階でも注意が必要です。

「セキュリティ対策が重要」とはいえ、

  • どのような点に注目して業者やサービスを選べばいいのか分からない
  • 選ぶ際の基準や抑えておくべきポイントを知りたい
  • 今依頼している業者の対応に不安がある

といった不安を抱える方もいることでしょう。

この記事では情報セキュリティの観点から、機密書類の溶解処理サービスの選び方について解説します。

 

溶解処理サービス選びのポイントはセキュリティ

「溶解処理は安全」と単純に考えるのは危険です。

もちろん、処理方法自体は問題ありませんが、処理するまでの工程にリスクが潜んでいます。

溶解処理で考えられる主なリスクは以下の3点です。

  1. 運搬途中の散乱
  2. 運搬や保管など、中間の委託先事業者による紛失
  3. 即日処理されない場合の情報漏洩

 

機密書類の溶解処理サービスを選ぶときに最も重視すべきは、セキュリティです。特に、溶解処理に入る前の運搬や保管の際に、大きなセキュリティリスクをはらんでいます。

情報漏洩のリスクを回避するためには、機密性や安全性の高さに注目して、業者を見極めることが必要になります。次の3つに着目して選んでみてください。

  1. 人が触れず、処理時も分別しない
  2. 工程内で外部委託をしない
  3. 保管・処理施設のセキュリティ体制が充実

それぞれ詳しく解説します。

 

人が触れず処理時も分別しない

回収から処理まで、人の手に触れる場面を最小限に抑えられるかどうかが、情報漏洩を防ぐ上で重要なポイントの一つになります。

溶解処理とは、紙をばらばらの繊維になるまでほぐす処理方法です。この方法は、クリップやホチキスの針などが混入していても問題ないことから、処理前の分別作業を省くことができます。つまり、機密文書が作業員の目に触れる心配なく、未開封のまま処理することが可能です。

 

工程内で外部委託をしない

処理工程の中で外部業者に委託していないか、という点にも注目しましょう。

古紙処分事業者の中には、一連のサービスを一社で完結せず、下請け企業に委託して運営しているケースもあります。工程間の業者が多くなればなるほど、情報漏洩の危険性が高まります。万一、問題が発生した場合には、責任の所在が不明瞭となり、補償面の不安も否めません。

これらのことから、外部に委託せず一社で完結しているサービスを選ぶのが鉄則と言えます。

 

保管・処理施設のセキュリティ

溶解処理は、機密文書が古紙にリサイクルされる工程の一部であり、製紙メーカーの工場内で行われます。サービスを請け負う業者によっては、製紙メーカーに収めるまでに、回収した機密書類を倉庫に長期間放置するケースもあります。

セキュリティの低い倉庫での保管は、情報漏洩の危険性が高まるため、安心して機密文書の処理を任せることはできません。

そのため、回収後の保管体制を確認したり、処理の現場に立ち会ったりして、セキュリティ面に目を配ることが必要です。

 

WELLの機密書類リサイクルとは

迅速な回収ができるネットワークと、安全かつハイレベルな機密文書処理技術を有するのが、私たち株式会社WELL(ウェル)です。メガバンクからの信頼も厚く、官公庁や大手企業をはじめ、業界屈指の取引先数を誇っています。

WELLでは、製紙メーカーで溶解処理を施す前段階の破砕処理を行っています。WELLの破砕処理は、溶解処理と同様、未開封のまま細かく裁断して情報を抹消することで、安全かつ迅速な機密処理を可能にしています。

ここからは、そのセキュリティの高さから業界内でも一目置かれる当社の機密文書リサイクルについて紹介します。

 

専用の回収ボックスで回収までの社内漏洩を防止

小口の書類処理については、書類投入式金庫スタイルの専用回収ボックスを用意しています。この専用回収ボックスを使用することで、お客様側でシュレッダーをかける労力や事前に分別する手間を省くことができます。

電源要らずの専用回収ボックスは、W450㎜×D450㎜×H1015㎜と置き場にも困らないコンパクトなサイズ感が特徴です。素材は、スチール製で耐久性が高く、逆流防止プレートによって一度入れた書類を取り出せない仕様になっています。さらに、外箱は完全施錠ができるため、回収までの社内漏洩に対するセキュリティ対策は万全です。もちろん、クリップや紙製バインダー、ホチキスの針など、シュレッダーでは処理できないものも、そのまま投函しても問題ありません。

回収には、専用のGPS機能付きボックス車両を用いることで、運搬中の流出や散乱を防ぎます。回収した機密書類についても、警備会社による24時間管理が行き届いたセキュリティゾーンで管理し、即日処理するため、セキュリティ面の心配はいりません。

 

人の手が触れるのは最小限

機密書類には、回収と破砕機に投入するとき以外、極力人の手が触れないよう細心の注意を払っていますそのため、回収員は人選され、経験豊富な社員のみに限られます。実際に、専用回収ボックスを利用した場合の回収から処理に至るまでの流れは以下の通りです。

  1. 機密書類が入った内袋を専用回収ボックスから取り出す
  2. 内袋の口をベルト絞めた上で南京錠で施錠
  3. 運搬
  4. 内袋から破砕機のコンベアへ書類を投入

さらに、回収後の分別作業も行わず、搬入から管理、破砕処理、その後のプレス、搬出に至るまで、可能な限り作業を機械化および自動化することで、情報漏洩のリスクを最小限に留めています。専用回収ボックスを設置せず、書類をダンボール箱に梱包した状態で回収し、無開梱でそのまま破砕も可能です。

低価格を打ち出しているサービスの中には、回収した機密文書を一般の古紙と一緒に開け放されたヤードで保管し、手選別をかけ、情報抹消が不完全なままプレス機へ投入するといった杜撰な業者も多いため注意が必要です。こうした事業者に処理を任せると、処理後も一般の古紙と一緒に出荷されてしまうことにもなりかねません。

 

監視カメラや静脈認証による高セキュリティ

回収した機密書類は、警備会社による24時間管理が行き届いたセキュリティゾーンに車両ごと搬入します。その入り口は、静脈認証システムで施錠され、遠隔カメラによる監視も実施しています。破砕処理による情報抹消が終わるまでは、機密書類が外部へ持ち出される心配はありません。

また、当社のセキュリティを最終監査するのは、メガバンクの管理部です。メガバンクの指標で管理された高いセキュリティ水準を継続して保っています。

 

全ての工程を自社で運用

WELLでは、回収から処理まで、すなわち機密情報が紙片として処理されるまでの過程において、中間業者を挟むことなく自社で行う一貫体制を取っています。自社による一貫体制によって、情報漏洩のリスクを抑え、万一問題発生が発生した場合にも即座に対応できる体制を整えています。

またWELLでは、セキュリティを担保するために、一日あたりの処理量を超える依頼を受けないことを徹底しています。WELLが使用する破砕機は、約4,000kg/hの処理能力を持ち、一日8時間稼働した場合に、理論上は約30t/日の処理が可能となります。この規定量を超えると、即日処理できずに保管せざるを得なくなってしまうため、依頼を制限しています。

 

機密抹消証明書を発行

WELLでは、廃棄処理完了後に「機密抹消証明書」を発行しています。機密抹消証明書とは、廃棄物の処理を委託された業者が発行する「マニフェスト」の代わりになるものです。

マニフェストとは、廃棄物の名称をはじめ、運搬業者名、処分業者名、取り扱い上の注意点などを記載したものです。誰がどのように廃棄したかを明らかにすることで、不法投棄を防ぐ役割を担っています。そして、廃棄証明書とマニフェストを発行することは、廃棄物の処理を委託された業者の義務になります。

一方で、紙類(古紙、書類)については、マニフェストを発行する必要がありません。なぜなら、「廃棄物の処理及び清掃に関する法律(廃棄物処理法)」の適用外である「もっぱら物(専ら再生物:瓶、缶、鉄、古紙、古布)」に該当するためです。しかし、企業としては、機密文書を処理した痕跡を残しておくことが必要です。そのためWELLでは、企業からの依頼に応じて、マニフェストの代わりとなる「機密抹消証明書」を発行しています。

 

社員のセキュリティ教育

WELLでは、一律な教育制度のもと、社員の共通したセキュリティ意識の醸成に努めています。

セキュリティ教育の一つとして、毎月社長同席で、以下のようなセキュリティ研修を行っています。

  • 機密書類における回収手順の指導(セキュリティボックス内袋の回収、文書箱回収、運搬車両積み込み施錠チェックなど)
  • 外部における情報漏洩被害の事例共有
  • SNSの使用方法(顧客情報の漏洩防止)や機密書類を扱う上での注意点など、その都度異なるテーマでテストを実施

この反復学習の積み重ねが、ヒューマンエラーの防止にもつながっています。この他にも、毎日の終礼時には、セキュリティに関する懸念点や改善点を社員間で共有することで、即時対応できる体制を整えています。

 

Q&A

溶解処理を検討しているお客様から多くいただく質問をまとめて紹介します。

ホチキスやクリップ、ファイル類、カーボン紙などは分別する必要がありますか?

ホチキス、クリップ、クリアファイルについては、分別する必要はありません。ただ、カーボン紙(例:宅急便の送り状)が大量となる場合には、カーボン紙の黒色が再生紙にも表れてしまうことがあるため注意が必要です。カーボン紙(ノーカーボン紙を含む)の処理については、書類箱への混合割合によって、処理の仕方を検討できるので、事前にご相談ください。

 

機密抹消(破砕)処理された紙片は、何にリサイクルされますか?

一つ目は、トイレットペーパーやティッシュなど白い製品です。通常はパルプを原料にして作られますが、その大半を輸入に頼っているため、安定して安価に作れる古紙に近年シフトしてきました。

2つ目は、段ボールの「中芯」です。中芯とは、段ボール板を横から見たときに、2枚の平らな紙の間に挟まれた波状の部分を指します。この中芯は表面に見えることはなく、色味を考慮する必要はありません。そのため、機密紙片が混ぜ込まれるケースが多くあります。

 

回収に係るコストを教えてください。

専用の回収ボックスについては、都内(都下は除く)に一台設置する場合、1袋あたり4,000円前後です。設置台数や回収条件(駐車場の有無や高さ制限、EVの有無など)によって料金は異なります。箱回収については、10箱以上のまとまった量であれば、一箱あたり1000円前後です。ボックスと同様、箱数やロケーションによって料金は異なります。回収場所やロケーション、物量、処理方法などに応じて価格が変動するため、詳しくはお問い合わせください。

どんなものが機密書類に当たる?

機密文書とは、「社内外に漏洩した場合、企業に不利益を与える恐れのある重要度の高い文書」を言います。例えば、設計書や仕様書といった製品の内部情報や、顧客リストなどの個人情報、組織の内情を表す財務情報などです。これらの機密文書は、機密レベルや性質によって、「極秘文書」「秘文書」「社外秘文書」の3種類に分けられ、取り扱いや処分には細心の注意が求められます。

 

処理方法を選ぶポイントは?

機密文書の廃棄には自社で行う方法と外部へ委託する方法があります。

まず、自社で行う方法としては、シュレッダーで廃棄するのが最も一般的です。目の前ですぐ処理できるので安心感がある反面、大量廃棄するには時間や手間、人件費などのコストがかかります。

業者に委託する方法としては、大きく分けて「溶解処理」と「破砕処理」の2つがあります。

破砕処理とは、大型破砕機を用いて紙をばらばらに砕き、判読不能にする方法です。WELLが行う破砕処理は、ホチキスの針やクリップなど、人の手で分別する必要がないため、情報漏洩の心配がありません。

一方、溶解処理とは、パルパーと呼ばれる大きな溶解窯の中で、水と紙を撹拌して繊維をほぐし、復元不能にする方法です。処理過程で設備や再生品に支障が出ないよう、事前に異物混入がないか確認が必要ですが、大量に廃棄したい場合にはコストを抑えることができます。ただ、業者によっては輸送時や保管時のセキュリティ対策不足が懸念されます。

WELLが行う機密処理サービスにおいては、情報を抹消して紙片として処理する破砕処理と溶解処理を組み合わせた方法を取っています。溶解処理を行うのは製紙メーカーであり、WELLでは、その事前工程の破砕処理を担当しています。破砕処理の工程を介することで、書類以外の異物が混入したまま溶解処理に回される、といったトラブルを未然に防ぐことができます。また、小口の書類処理の場合には、破砕処理で即日処理することができるため、一時保管による情報漏洩のリスクもありません。

このように、溶解処理に破砕処理を組み合わせることによって、溶解処理の難点を補うことが可能となります。

 

破砕+溶解処理はどのようなもの?

破砕+溶解処理は以下の手順で行います。

①回収
専用ボックスに集積された機密書類を、GPS機能付きの専用車両で安全に運搬します。

②搬入・保管
回収された機密書類は、24時間管理のセキュリティゾーンに車両ごと搬入されます。このセキュリティゾーンでは、静脈認証システムを用いた施錠のほか、遠隔カメラによる監視を徹底しています。

③破砕加工
最新の破砕機を使用して、機密書類を判読不能にします。希望に応じて、専用の立会室から破砕の現場に立ち会うことも可能です。
WELLが行う破砕処理は、難処理系の処理を得意としています。例えば、金具付きのファイルやクリアファイル、ホチキスやクリップで留められた書類などを事前に分別することなく、箱詰めされた未開封のまま破砕することができます。

通常、破砕処理で使用される二軸破砕機(破砕機の形状が、シュレッダーと同じように両側から巻き込んで裁断していくようなタイプ)では、紙以外が混入すると根詰まりを起こしたり歯が壊れたりするため、手作業による事前の分別が欠かせません。一方で、当社が使用する一軸破砕機は、建築廃材やコンクリート、木片などの下処理にも使用される大型機械であり、書類に不随した金属やプラスチック(金具付きファイルやクリアファイルなど)も関係なく破砕することができます。ここが、多くのお客様からWELLが選ばれる強みの一つです。

④プレス・搬出
処理された機密文書は、専用の搬出車で製紙メーカーへ納品されます。製紙メーカーでの溶解処理を経て、新たな紙製品へと生まれ変わります。

 

まとめ

以上、機密文書の処理サービスを選ぶ際のポイントを紹介しました。特に、溶解処理を外部委託する場合は、セキュリティ対策に注目して事業者を見極めることが最も重要です。

ハイレベルな機密文書処理技術を有するWELLでは、処理時に限らず、回収や保管時のセキュリティ対策も万全です。溶解処理にはつきものだった、運搬や保管時の情報漏洩リスクも、WELLが行う破砕処理によって解消しました。この圧倒的なセキュリティ水準の高さで、メガバンクをはじめ、幅広い業界のお客様からも支持されています。WELLはもちろんのこと、今回紹介したポイントを参考にしながら、自社に合ったサービスを見つけてくださいね。

株式会社WELL(ウェル) 営業部

ビジネスの中で廃棄される機密書類や、不要になった古紙などを、迅速な回収、安全な再資源化を行なう機密書類処理のリーディングカンパニーの営業部です。