会社の書類の処分方法3選|個人情報が含まれる場合や大量の文書はどうする?

株式会社WELL(ウェル) 営業部

「オフィスに溜まる大量の書類をなんとかしたい」
「一般書類の中に、機密情報が紛れ込んでしまっていないか心配」
「書類に付属した金属の留め具を分別するのが面倒」
このように、書類の種類や量によって、処分する際の悩みは様々です。

書類の廃棄を全て自社でまかなうとなると、かなりの手間がかかる上に、セキュリティ対策にも限界があります。万が一、重要文書の内容が流出することになれば、自社の信用に関わるだけでなく、顧客や関係先にも多大な損失を与えることにもなりかねません。

このような人為的な情報流出を防ぐためには、社内ルールを規定し、正しく運用することが重要となります。しかし、大半の企業においては、手間やコスト面の問題から、末端の社員にまで浸透されていないのが現状です。

したがって、社内のセキュリティを担保しつつ、適切に書類を処分するためは、セキュリティ体制が整った外部の専門業者に依頼することが最適であると言えます。さらに、安全面に最大限配慮するのであれば、破砕処理と溶解処理を組み合わせた処理方法が有効です。

この記事では、企業の書類を処理するための3つの方法と、処理する際の注意点について解説します。

 

会社の書類を処分する方法

ここでは機密文書を処分する以下の3つの方法と、一般書類の廃棄方法について紹介します。社内外に漏洩した場合に企業に不利益を与える恐れのある情報を含む機密書類と、それ以外の一般書類では、処理方法が異なるため、取り扱いには注意しましょう。

 

1.オフィスシュレッダー

オフィスシュレッダーは、社員自らがシュレッダーを使用して、書類を廃棄する方法です。

<メリット>
・目の前で機密抹消処理が完了できる。

<デメリット>
・コストがかかる(シュレッダーの設置費や維持費、人件費など)。
・手間がかかる。書類が大量の場合には向かない。
・裁断された紙片はリサイクルには不向き。環境への負荷が大きい。

 

2.破砕処理(WELLの場合)

破砕処理は、大型破砕機を用いて紙をばらばらに砕き、判読不能にする方法です。私たちWELLのような委託された専門業者が処理にあたります。

一軸破砕機を用いた場合、書類に付属した金属やプラスチックなど関係なく砕くことができるというメリットがあります。WELLが行う破砕処理においても、この方式を採用しているため、書類の分別は不要です。
しかし、シュレッダーと構造が同じ二軸破砕機では、クリアファイルやバインダーなど難処理系の書類をそのまま処理することは出来ません。そして、業者の大多数がこの方式を採用しています。この場合、事前に処理業者が手選別するケースがほとんどのため、注意が必要です。

<メリット>
・分別の必要がない。難処理系の書類(金属の留め具付きファイルやクリアファイル入りの書類)もそのまま処分できる。
・セキュリティボックスで回収された書類は、無開梱無選別の状態で破砕される。
・回収された書類は即日破砕処理(機密抹消)され、翌営業日以降には、製紙工場でリサイクルされる。

<デメリット>
・破砕機の処理能力を超える物量の場合、一度で処理できない場合がある
・セキュリティストレージボックスの設置には、初期費用がかかる(シュレッダーの初期費用に比べて割安)
・回収時に収集運搬処理費がかかる(物量次第だが、シュレッダーのリース料より割安の場合が多い)
・社内ではなく、WELLの処理場に運ばれて処理される

 

3.溶解処理

溶解処理は、パルパーと呼ばれる大きな溶解窯の中で、水と紙を撹拌して繊維をほぐし、復元不能にする方法です。大量の書類を一度に処理することができます。溶解後の書類は復元不能で、完全に機密情報を抹消することができます。


<メリット>
・大量の書類を一括処分できる
・未開封のまま処理されるため、安心感がある
・処理後は再生紙の原料としてリサイクルされる

<デメリット>
・運搬途中の事故や散乱の危険性が伴う
・委託先がセキュリティ意識の低い事業者であった場合に、運搬や保管時などに、紛失の恐れがある
・製紙工場では、設備の故障を防ぐため、分別作業が必要な場合もある(大量のクリアファイルやつづりひも、金属類など)。
・社内ではなく、WELLの処理場に運ばれて処理される
・即日処理されないケースもあるため、情報漏洩の不安は否めない

【機密書類の溶解処理サービスの選び方については、こちらのページで解説しています】https://www.kkwell.co.jp/blog/document_dissolution_security/

 

一般書類を処理する場合

パンフレットや社内報、営業日誌など、機密情報を含まない一般書類や公開書類については、古紙回収を利用するのが一般的です。回収された一般書類は、処理場で破砕されることなく、そのままプレス機で押し固められて、製紙メーカーへと納品されます。

最終的には、機密処理された書類と同様に、溶解処理を経て、新たな紙製品へと生まれ変わります。WELLでは、機密書類の回収時に、こういった古紙もあわせて回収することができます。

またWELLでは、機密書類の回収時にあわせて、このような古紙の回収も依頼した場合に限り、運搬費を無料にしています。古紙についてはもちろん処理費用も必要ありません。
企業が正しく分別することによって、企業は不必要な処理費を抑えることができる一方で、WELLはより多くの古紙を回収し、リサイクルに回すことができます。

こうした「クローズドリサイクル」の輪が広がることで、企業にとっても環境にとってもメリットの大きい関係を構築しています。環境に配慮した取り組みが推し進められている近年では、SDGsに関心の高い企業からも高い支持を集めています。

 

書類を処分する際のチェックポイント

「機密文書か古紙か、どの区分の書類にあたるのか」「処分してもいいのか、保管すべき書類なのか」「書類をどのように処分したらいいのか」など、大多数の企業では、社内で書類の判断基準や取り扱い方法が曖昧になってしまっているのが実情です。
書類を管理および処分する際には、最低限次の2点に注意しましょう。

 

保存期間が満了しているか

企業で取り扱う文書のなかには、以下のように法律で保存期間が定められているものが数多くあります。

書類とその保存期間の例

・10年

文書名 起算日 根拠条文
株主総会議事録 株主総会の日 会社法第318条
会計帳簿
(総勘定元帳など)
帳簿閉鎖日 会社法第432条

 

・7年

文書名 起算日 根拠条文
取引に関する帳簿
(仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など)
帳簿閉鎖日および書類作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から2ヶ月を経過した日

(当該事業年度分の申告書提出期限の翌日)

法人税法施行規則第59、67条
源泉徴収に関する書類
(扶養控除等申告書など)
提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日 所得税法施行規則第76条など

 

・5年

文書名 起算日 根拠条文
監査報告・会計監査報告 株主総会の1週間前の日(取締役会が存在する場合は2週間前の日) 会社法第442条

このように、義務付けられた「文書保存期間」を守らず処理した場合に、罰則が課せられることもあります。誤廃棄することがないよう、保存期間を正しく把握しておきましょう。

保管方法によっては、書類が紛れたり、劣化や破損が生じたりすることもあるため、取り扱いには注意が必要になります。そして、保存期間を終えたら、不必要に保存したままにせず、速やかに処分することが重要です。

社内の取り扱いマニュアルを作成し、文書の重要度合を区分した上で、適切に管理および処分を徹底しましょう。

 

機密情報が含まれていないか

機密文書とは、設計書や仕様書といった製品の内部情報や、顧客リストなどの個人情報、組織の内情を表す財務情報などを指します。

機密情報の有無や機密レベルに応じて、企業内で書類を細分化すべきではあるものの、一般の古紙に機密文書が混ざった状態で処分場に運ばれてくるケースも少なくありません。
このように、機密文書の管理や処理方法を誤ると、自社の信用を失うだけでなく、顧客や関係先にも多大な損失を与えることにもつながりかねません。
一般書類の中に機密情報が紛れ込んでいないか、書類の取り扱いには細心の注意を払いましょう。

ただし、不必要に重要書類とみなして一括管理することは、手間や物理的スペース、管理コストの面から考えて現実的とは言えません。社内で規定したマニュアルに基づいて、書類の重要度合を適切に判断しましょう。

 

書類処分の社内ルールを設ける

企業として情報セキュリティポリシーを掲げていたとしても、社員へのセキュリティ意識が低かったり、社員ごとに書類の取り扱い方が異なっていたりと、十分に社内に浸透させることができていなければ、情報流出を防ぐことにはなりません。

そもそも処理サービスを利用する以前に、社内で機密文書が適切に取り扱われていなければ、どれほどセキュリティ水準の高い専門業者に依頼したとしても情報漏洩を避けられないケースがあります。委託された事業者は、書類の内容を関知することができないため、誤って古紙に機密情報が紛れ込んでいたとしても、機密処理を施すことはできません。

このような人的ミスを防ぐためにも、まずは書類の取り扱いや処分に関する社内ルールを設定し、社員のセキュリティ意識の統一化を図ることが必要です。

その上で、情報漏洩のリスクを最小限に留めるためには、委託先としてセキュリティ意識の高い事業者を選定することが重要となります。

迅速な回収ができるネットワークと、安全かつハイレベルな機密文書処理技術を有するのが、私たち株式会社WELL(ウェル)です。メガバンクからの信頼も厚く、官公庁や大手企業をはじめ、業界屈指の取引先数を誇っています。WELLでは、以下の3点を徹底し、万全のセキュリティ体制を整えています。

  1. 人が触れず、処理時も開封しない
  2. 工程内で外部委託をしない
  3. 保管・処理施設のセキュリティ体制が充実している

書類が人の手を介して移動するとき、情報漏洩のリスクは高まります。
例えば、処理事業者に書類を引き渡すとき、運搬車両から処理施設に書類を積み下ろすときなどです。つまり、引き渡しから搬入までを一つの事業者が一貫して行うことで、リスクを最小限に抑えています。

 

まとめ

以上、企業の書類を処理するための3つの方法を紹介しました。処理する際の注意点についてもあわせて解説しているので、日々の業務の中で意識してみてください。

メガバンクも認めるほどの高いセキュリティ水準を誇るWELLでは、処理時に限らず、回収や保管時のセキュリティ対策にも万全を期しています。

一方で、どれほど安全性に配慮した外部サービスを利用したとしても、社内のセキュリティ対策が不十分であれば、情報漏洩のリスクは否めません。外部サービスと同様に、社内ルールの改善や社員教育の徹底についても改めて見直してみてくださいね。

株式会社WELL(ウェル) 営業部

ビジネスの中で廃棄される機密書類や、不要になった古紙などを、迅速な回収、安全な再資源化を行なう機密書類処理のリーディングカンパニーの営業部です。