面倒なホチキス、クリップの取り外し不要!機密書類の破砕処理をプロが解説

株式会社WELL(ウェル) 営業部

「ホチキスやクリップで留められていたり、ラミネート加工されたりしている書類って、どうやって処理すれば…」。いざオフィスの書類を処分しようと思っても、分別方法が分からなければ、手の付けようがありませんよね。

機密書類を安易にゴミとして捨てるなんてできませんし、多大な手間やコストをかけて自社で処理している企業担当者様も多いのではないでしょうか。

実は、ホチキスやクリップ、ラミネートなど、書類以外の付属品も分別要らずで安全に処理できる方法があるんです。

それが「破砕処理」です。一軸破砕機を使用している処理事業者であれば、書類の付属した金属やプラスチックなどもそのまま破砕することが可能です。
手選別をかけることなく機密性を保ったまま処理することができるため、安全性の高さは言うまでもありません。

この記事では、ホチキスやクリップの付いた書類の処理方法と事前の分別方法についてもあわせて解説します。
大量の書類を安全にかつ効率的に処分したい場合には、処理技術とセキュリティ体制の整った専門事業者を有効に活用しましょう。

 

ホチキスなどで留めた書類の処分は大変

ホチキスやクリップで留められた企画書、綴りひもで束ねられた帳簿、伝票のカーボン紙、レシートの感熱紙など。オフィスにある身近な書類をいくつか挙げてみただけでも、書類をまとめるために金具やプラスチックなどの付属品が必ずと言っていいほど使用されています。

一つ一つ手作業で取り外して、紙はシュレッダーへ、付属品はゴミへ。
作業を内製化することで、一見するとコストが抑えられているようにも見えますが、処分にかかる時間や労力が
「見えないコスト」としても大きく社員にのしかかってきます。

こういった負担は、間接的に企業の競争力を下げることにもつながります。
さらに、社員のセキュリティ意識の欠如やヒューマンエラーによっては、情報が流出してしまうリスクも否めません。

業務で必要な書類も大量に溜まれば、企業活動を阻害する要因となり、頭を抱えている担当者も多いことでしょう。

 

「見えないコスト」を削減しリスクを回避できる破砕処理

社員の労力や時間などの「見えないコスト」の削減をしつつ情報漏洩のリスクを回避するためにも、大量に書類を処理する場合は、専門の処理業者への委託が最適です。

日々発生する不要な書類は回収ボックスに入れるだけ。もちろん、クリップやバインダーが付いていても問題ありません。
回収から処理まで一度も開封せず、セキュリティ面においても安心です。

回収した書類は、大型破砕機を用いて紙をばらばらに砕き、判読不能にします。
中でも、一軸破砕機を用いた処理では、バインダーやクリアファイルなど、書類に付属した金属やプラスチックなど関係なく砕くことができます。

しかし、シュレッダーと構造が同じ二軸破砕機では、こういった難処理系の書類をそのまま処理することは出来ません。処理業者の大多数はこの方式を採用しており、この場合、事前に処理業者が手選別するケースがほとんどのため、機密書類の処分には向きません。

したがって、ホチキスやクリップなどで綴じられた書類が大量にある場合には、依頼する事業者が一軸破砕機を使っているかをチェックしておきましょう。

私たちWELLでは、もちろん一軸破砕機を採用しています。大量の書類でお困りの際には、お声がけください。

 

正しく分別してリサイクル

古紙を正しくリサイクルするためには、古紙を種類ごとに分別することと、禁忌品を混入させないことが重要です。

禁忌品とは、合成紙や昇華転写紙といった、再生の原料には不向きな素材のことを言います(詳細は後述)。これらの禁忌品が混ざってしまうと、処理の過程で大量の不良品が発生してしまう可能性があるため、最悪の場合に回収を断られてしまうこともあります。

せっかく専門業者に処理してもらうことになったとしても、禁忌品が混ざっているために回収できなくては二度手間になってしまいます。

「分別不要」とうたっている外部サービスに委託するにしても、混入物の種類によっては処理できないケースもあるため、事前の分別が不可欠です。

分別と言っても、何から始めればいいのか分かりませんよね。
回収事業者によっても、分別の基準は大きく異なります。
私たちWELLの分別方法をもとに、実際に分別の間違いや問い合わせが多い付属品の具体例を挙げながら、禁忌品とそれ以外を説明していきます。

 

混入しても良いもの(WELLの場合)

〇ホチキス
〇クリップ
〇バインダー
〇クリアファイル
〇綴りひも
〇ビニールひも

△感熱紙(少量であれば可)
△カーボン紙(少量であれば可)

大量の感熱紙やカーボン紙は、紙の性質上再生紙に黒い斑点が現れ、不良品の原因になってしまうため注意が必要です。
感熱紙やカーボン紙(ノーカーボン紙を含む)の処理については、書類への混合割合によって、処理の仕方や要する日数が異なるため、事前にご相談ください。

 

処理できないもの※禁忌品(WELLの場合)

×昇華転写紙(例:カバンや靴などの緩衝材として使用されるアイロンプリント紙)
×合成紙、ストーンペーパー(例:地図、選挙ポスター)

私たちWELLは、難処理系の書類処理を得意としており、他社と比較すると分別の負担が少なく済みます。ですが、機密書類については未開封のまま処理することから、禁忌品が混入している可能性がある場合には回収をお断りする場合もあります(これはどの事業者でも同様です)。
ここで挙げた「処理できないもの」が混入しないよう、お手数ですが事前の分別をお願いします。

 

まとめ

ホチキスやクリップなど、付属品を含む書類の処理方法とその分別方法について紹介してきました。

安全性やコストを優先させるつもりで自社で書類を処分している企業も多いことでしょう。
しかし、書類が大量にある場合などは、かえって時間や労力などの「見えないコスト」を生じさせてしまいます。加えて、ヒューマンエラーによる情報漏洩のリスクも否めません。
大量の書類を処分する場合には、専門の外部サービスに委託する方がコストが安く済む場合もあります。

ですが、外注事業者も千差万別です。
採用している処理方法によっては、機密書類の入った書類箱を途中で開封されてしまうこともあるかもしれません。

サービスを利用する場合には、事業者を入念に吟味して、セキュリティ意識の高い事業者を選定するように心掛けましょう。

株式会社WELL(ウェル) 営業部

ビジネスの中で廃棄される機密書類や、不要になった古紙などを、迅速な回収、安全な再資源化を行なう機密書類処理のリーディングカンパニーの営業部です。