安全に機密文書を廃棄する3つの方法|自社に最適な処理方法は?

株式会社WELL(ウェル) 営業部

「機密文書を廃棄したいと考えているが、どんな方法があるのかよくわかっていない」
「シュレッダーで書類を処理しているが、手間やコストがかかる上に、環境への負荷も心配」
そんなお悩みをお持ちの企業担当者様も多いのではないでしょうか?

この記事では、機密文書を安全に廃棄するために最適な処理方法を紹介します。

まず大前提として、「どのような書類が機密文書にあたるのか」を明確にしておきましょう。
機密文書とは、「社内外に漏洩した場合、企業に不利益を与える恐れのある重要度の高い文書」を指します。例えば、設計書や仕様書といった製品の内部情報や、顧客リストなどの個人情報、組織の内情を表す財務情報などです。

万が一、こうした重要文書の内容が流出すれば、自社の信用に関わるだけでなく、顧客や関係先にも多大な損失を与えることにもなりかねません。
情報漏洩を防ぐためには、機密文書を処理する段階での注意が必要です。

機密文書を自社で処理する場合、シュレッダーで廃棄するのが最も一般的です。
しかし、シュレッダー処理は社員に負担がかかる上、維持費や環境への負荷に対する不安も残ります。
つまり、シュレッダーと溶解処理を比べると、一般的には溶解処理の方が、コストを抑えながら、手間をかけずに情報抹消とリサイクルを両立できる方法であると考えられます。

この記事では、直接溶解処理、シュレッダー、破砕と溶解を組み合わせた処理方法の3つを比較しながら、それぞれのメリット、デメリットを解説していきます。

 

機密文書を安全に廃棄する方法3つの比較

溶解処理のメリットの大きさを知っていただくために、ここでは機密文書の廃棄をする以下の3つの方法を比較します。

  1. オフィスシュレッダー
  2. 破砕処理
  3. 溶解処理

機密文書の処理サービスを比較する際には、以下の4つの観点を意識して委託業者を選びましょう。

  1. セキュリティ面に問題はない
  2. 手間はかからないか
  3. コストは適当か
  4. 環境に配慮した方法であるか

この4点を踏まえると、大量の書類を一括で処分する場合においては、溶解処理が最も汎用性の高い処理方法と言えます。
ただし、廃棄する書類の量や状況に応じて最適な処理方法は異なるため、その他の処理方法との違いやメリット、デメリットについてもしっかりと把握しておきましょう。

 

シュレッダー

オフィスシュレッダーは、社員自らシュレッダーを使用して書類を廃棄する方法です。

<メリット>
・目の前で機密抹消処理が完了できる。

<デメリット>
・分別や清掃の手間がかかる
・シュレッダーにかける時間がかかる(見えない人件費)。
・購入又はリース料が思いのほか高額になる場合が多い。
・シュレッダーの紙片は紙の繊維が細かく裁断されるのでリサイクルには不向きであり、SDGsへの取り組みに逆行する。
・大量の書類処分には向かない。

 

破砕処理(WELLの場合)

破砕処理は、大型破砕機を用いて紙をばらばらに砕き、判読不能にする方法です。委託された専門の事業者が処理にあたります。
一軸破砕機を用いると、書類に不随した金属やプラスチック(金具付きファイルやクリアファイルなど)も関係なく砕くことができるというメリットがあります。私たちWELLが行う破砕処理においても、この方式を採用しているため、書類の分別は不要です。
二軸破砕機を使用した処理業者もありますが、二軸破砕機は構造がシュレッダーと同じため、クリアファイル、バインダーごと処理することは出来ません。事前に処理業者が手選別するケースがほとんどなので、注意した方が良いでしょう。
どちらの破砕機を用いる場合にも、処理を行うために書類を社外へ持ち出すため、運搬途中での紛失や盗難のリスクも少なくありません。セキュリティ意識の高い事業者を選定しましょう。

<メリット>
・金属付きファイルやクリアファイル入りの書類も分別せず廃棄できる。
・回収した文書箱は、無開梱無選別で箱のまま破砕するので、漏洩することが無い。
・1箱から数十箱を一度に回収、処理が可能。
・セキュリティボックスを導入すれば、箱詰め作業も必要なくなる。
・回収された書類は即日破砕処理(機密抹消)され、翌営業日以降、製紙工場でリサイクルされる。

<デメリット>
・破砕機の処理能力を超える物量の場合、1回で処理できない場合がある。
・セキュリティボックス導入の際。設置する初期費用がかかる(シュレッダーより割安)。
・回収時に収集運搬処理費がかかる(物量にもよるが、シュレッダーのリース料より割安のことが多い)。
・オンサイトではなく、WELL処理場での処理となる(溶解処理も同じ)

 

溶解処理

溶解処理は、パルパーと呼ばれる大きな溶解窯の中で、水と紙を撹拌して繊維をほぐし、復元不能にする方法です。一度に大量の書類の処理が可能で、溶解後の書類は復元不能となります。
ホチキスやクリップなどの分別要らずで、手間もかかりません。
一方で、破砕処理と同じく運搬のために社外へ持ち出すため、情報漏洩リスクを伴います。
セキュリティ面で設備の整った事業者へ依頼することが重要です。

<メリット>
・大量の書類を一括処分できる
・処理された機密文書は、読解不能かつ復元不能となるため、完全に機密情報が抹消される
・未開封のまま処理されるので安心感がある
・処理後は再生紙の原料としてリサイクルされる

<デメリット>
・運搬途中の事故や散乱の危険性が伴う
・委託先がセキュリティ意識の低い事業者であった場合、運搬や保管時などに、紛失の恐れがある
・製紙工場では、設備の故障を防ぐため、分別作業が必要な場合もある(大量のクリアファイルやつづりひも、金属類など)。
・即日処理されないケースもあるため、情報漏洩の不安は否めない

 

溶解処理サービスはセキュリティ重視で選ぶ

前述したように、シュレッダー、破砕処理、破砕処理のそれぞれにメリットとデメリットが存在し、情報漏洩のリスクは否めません。
このリスクを回避するためには、委託先としてセキュリティ意識の高い事業者を選定することが重要です。具体的には、次の3点に着目して選んでみてください。

  1. 人が触れず、処理時も開封しない
  2. 工程内で外部委託をしない
  3. 保管・処理施設のセキュリティ体制が充実している

書類が人の手を介して移動するとき、情報漏洩のリスクは高まります。
例えば、処理事業者に書類を引き渡すとき、運搬車両から処理施設に書類を積み下ろすときなどです。裏を返せば、引き渡しから搬入までを一つの事業者が一貫して行えばリスクは最小限になるということです。

 

WELLについて

前項で、一貫体制で取り組む事業者への依頼が重要という点に触れましたが、こうした条件をクリアできる事業者は意外に少ないのが現状です。
「安心して任せられる処理業者が分からない…」というお客様は、私たちWELLにご相談ください

WELLは、機密処理に特化したプロ集団です。
WELLが行う機密処理は、破砕処理と溶解処理を組み合わせた方法を取っています。
最終的な溶解処理を行うのは製紙メーカーであり、WELLでは、回収から運搬、情報を抹消して紙片として破砕処理する工程までを一気通貫で担っています。

破砕処理を介することによって、書類以外の異物が混入したまま溶解処理に回される、といったトラブルを未然に防ぐことができます。
また、小口の書類処理の場合には、即日処理を行うため、万一、製紙メーカーで一時保管されるような場合にも情報漏洩の心配はありません。
このように、破砕処理を経てから溶解処理を行うことで、溶解処理の難点を補い、安全面の強化に繋げています。

さらに私たちWELLは、お客様のサービス選びのサポートも行っています。
前述したように、書類の廃棄を外部委託する場合には、破砕処理した後に溶解処理する方法と、直接溶解処理する方法の2つがあります。

WELLでは、書類の量や移動距離、依頼時期などから、それぞれの方法で得られるメリットと、コストや安全性、手間とのバランスを総合的に判断して、最善の処理方法を提案します。
自社で安全に機密処理を請け負うのはもちろんのこと、時にはコストを抑えてお客様が直接製紙メーカーへ直接持ち込みできるよう日程を調整するなど、製紙メーカーとの窓口としての機能を持ち合わせています。お客様にとって最善の選択にすべく、プロ目線のアドバイスやサポートを欠かしません。

 

処理以前の社内周知やセキュリティ教育も重要

そもそも処理サービスを利用する以前に、社員自身のセキュリティ意識が低かったり、機密文書の定義が社員間で異なったりすると、社内で機密文書が適切に取り扱われない恐れがあります。
このような状況においては、社内でどれほどセキュリティ水準の高い仕組みを整えていても意味がありません。
社員の主体性を引き出すためには、書類回収ボックスへの理解を促したり、国際規格である情報セキュリティマネジメント/ISO27001(ISMS)を取得したりするなどして、まず社内のセキュリティ意識を育むことが必要です。そして社内と同様に、処理を委託する事業者にも高いセキュリティ意識は不可欠です。

WELLでは、安全かつハイレベルな処理技術を有するだけでなく、強固なセキュリティ体制を整えています。中でも、書類に手が触れる回収には、セキュリティ意識の高さに加えて、情報判断能力やコミュニケーション能力に長けた社員を人選し、細心の注意を払っています。
徹底した社員教育のほかにも、国際規格である情報セキュリティマネジメント/ISO27001(ISMS)も取得しています。作成したマニュアルは定期的に見直し絶えず改善を進めることで、情報流失を防止するだけでなく、社内のセキュリティ意識の向上を図っています。

 

まとめ

安全な機密文書の処理方法について紹介しました。「シュレッダー」「破砕処理」「溶解処理」の代表的な3つを取り上げて、それぞれのメリットやデメリットについて比較してきました。

どの処理方法においても、少なからず情報漏洩のリスクをはらんでいるため、安全に機密処理するためには、セキュリティ水準の高いサービス事業者を選定することが不可欠です。
繰り返しになりますが、もう一度、以下3つのポイントを押さえておきましょう。

  1. 人が触れず、処理時も開封しない
  2. 工程内で外部委託をしない
  3. 保管・処理施設のセキュリティ体制が充実している

私たちWELLでは、破砕処理と溶解処理を組み合わせた安全性の高い機密処理サービスで、メガバンクをはじめ、業界屈指の取引先を誇っています。
「安全に機密処理したい」といった悩みを抱える企業のご担当者様はぜひ、今回紹介したメリット、デメリットに着目しながら、自社に最適な処理方法選びの参考にしてみてください。

株式会社WELL(ウェル) 営業部

ビジネスの中で廃棄される機密書類や、不要になった古紙などを、迅速な回収、安全な再資源化を行なう機密書類処理のリーディングカンパニーの営業部です。