「シュレッダー車だけではもったいない？」─大量書類を安全・効率的に処理する新しい選択肢

その場で機密文書を破砕できる便利なサービスとして、出張シュレッダー車は企業・官公庁・学校など幅広い現場で活用されています。
しかし、「一度お願いしても、また書類が溜まる」「依頼や立ち会いに時間がかかる」「費用のわりに効率が悪い」といった声も少なくありません。文書管理は一度片付ければ終わりではないため、仕組み化することも大切です。
日々発生する書類を安全かつ効率的に処理するには、スポット対応という選択肢以外に常設の仕組みを整えておくことです。
この記事では、出張シュレッダー車の仕組みと課題を整理し、日常業務にセキュリティを組み込む処理スタイルをご紹介します。

シュレッダー車とは？ どんなときに活用されるのか

出張型の「移動式シュレッダー車」とは、車両の中に大型の破砕機を搭載し、企業や官公庁、学校、自治体などの現場へ直接出向いて、書類をその場で破砕処理するサービスのことです。いわば動く小さな機密文書処理工場。
現地で破砕を行うため、目の前で確実に処理できる点が大きな安心材料となっています。

利用シーンは多岐にわたり、「年度末の書類整理」「オフィス移転」「倉庫の在庫処分」「契約書・人事書類の入れ替え」など、一時的に大量の紙資料が発生するタイミングで選ばれることが多いです。
立ち会い確認が可能なため、「確実にその場で処分したい」というニーズに適しています。
ただし、誤解されがちな点として、出張シュレッダーでも書類を車両の駐車スペースまで運び出す作業は必要です。

段ボールをガムテープで封をする手間は省けますが、作業日までに社内の処分したい書類を選別し、文書箱を鍵のかかる部屋で保管するセキュリティ対策は欠かせません。
「車が来て全部やってくれるから楽」という印象とは異なり、依頼する側にも一定の準備と運搬作業が求められる点は理解しておく必要があります。

一見便利そうでも、実はこんな課題が

「その場で処理できて便利」と思われがちなシュレッダー車ですが、実際に導入してみると、コスト面・運用面で意外な課題が見えてきます。

コストと効率のバランス

出張シュレッダー車は便利な反面、コスト面では割高になるケースが少なくありません。
車両を出動させるための出張費、作業スタッフの人件費（1人とは限らず、場合によって2人付くこともある）、機械稼働費などが上乗せされ、1回あたり数万円〜十数万円となることもあります。
また、都度依頼のため単価が高く、定期的な廃棄を想定した場合にはコストパフォーマンスが下がります。

場所・時間・騒音などの制約

もうひとつの課題が、作業環境の制約です。車両を停めるスペースが必要なため、ビルの立地や道路事情によっては利用が難しい場合もあります。
さらに破砕時には一定の騒音や振動が発生するため、住宅街やオフィス密集地では近隣への配慮が必要です。
処理中は担当者の立ち会いが求められるため、作業が完了するまで拘束時間が発生するのもネックといえます。また、出張破砕車を保有している業者が少ないこともあり、お互いのスケジュール調整が難しい場合や、指定場所が遠いと移動時間の兼ね合いで断られるケースもあります。

スポット処理では「根本解決」にならない

出張シュレッダー車は、一時的な大量廃棄には非常に便利ですが、定期的に発生する書類には不向きです。
一度処理が完了しても、日々の業務で再び書類は溜まります。結局は次の依頼を検討することになってしまうのです。
担当者が異動や退職をすると、引き継ぎ資料に詳細な手順が残らず、依頼が途絶えるケースも少なくありません。
機密書類が絡むと専任でスポット処理を任せてしまい、その場しのぎで運用が終わってしまいがちなのです。

問題を放置すると起きる“見えないコスト”

書類を「とりあえず保管しておこう」と放置すると、さまざまなリスクが生まれます。
第一に、仮置き中の情報漏洩です。ロッカーや倉庫に積まれたままの箱は、鍵の管理が曖昧になりやすく、盗難や誤廃棄のリスクを高めます。また、廃棄を後回しにすることで、社員の作業時間が奪われ、本来の業務効率も低下します。

さらに、定期的な廃棄ができていないと「管理の形跡」が残らず、監査やクライアントから「どのように処理したか」を問われた際に説明できないという問題もあります。
請求処理や依頼手続きが都度発生するため、事務的な手間も意外に大きく、見えないコストとして積み上がるのです。

日常運用までカバーするなら「常設＋定期回収」という選択

出張シュレッダー車はスポット利用となるので、イベント型の処理には最適ですが、日常的な文書管理の課題を解決するには、常設の仕組みを導入するほうが効果的です。

セキュリティボックス（常設型）の特長

オフィス内に専用の鍵付きボックスを設置し、不要な書類をそのまま投入する方式が「セキュリティボックス運用」です。クリアファイル、クリップ、バインダーも書類と一緒に投入できるので手間がかかりません。
施錠された袋ごと回収し、開封せずに破砕処理を行うため、機密書類が人の手に触れることはありません。
回収後には安全に処理されたことを示す証明書が発行され、監査やクライアント対応にも対応できます。
セキュリティボックスの導入費用はかかりますが、実際に排出された袋数や箱数に応じた課金となっており、書類量が増減しても無駄なく利用できます。
担当者が入れ替わっても運用ルールを維持しやすいのが特長です。

箱回収サービス（スポット型）との併用も可能

繁忙期や移転時など、一時的に書類量が増えるタイミングでは、段ボール箱単位の回収サービスを併用するのが効果的です。
繁忙期やオフィス移転などで一時的に書類が大量発生する場合は、段ボール回収のスポット利用も有効です。
業者によっては、処理工場を直接見学し、どのように機密文書が破砕・溶解されているかを自分の目で確認できるところもあり、安心感を得られる点がメリットです。

一方で、いくつかの注意点もあります。依頼側が自社で段ボールへ書類をまとめる手間がかかること、箱を詰め終えるまでの間はセキュリティが甘くなりやすいこと、そして回収日まで施錠できる部屋など安全な場所で保管する必要がある点です。

日常はボックス運用で「ためない仕組み」を維持し、必要なときだけスポット依頼をすることで、効率と安全性は両立可能です。これらのリスクを理解した上で、併用することで、オフィスのサイズや事業形態を問わず、バランスの取れた方法といえるのかもしれません。

WELLの特長

WELLでは、回収した機密書類は24時間監視カメラの設置してある環境で指静脈認証による作業員の入退館管理を備えています。第三者に委託することがないため、安心してお任せいただけます。
中央省庁や大手金融機関でも採用実績のある高水準のセキュリティ体制を構築。回収から破砕・再資源化までを自社ネットワークで一貫管理し、無開封・無選別のまま安全に処理できる点が特徴です。

担当者の作業工数を限りなくゼロにしながら、確実な機密保持と効率的な文書処理を実現しています。
処理完了後は「安全に処理されたことを示す証明書」を発行し、監査対応や取引先への説明資料としても活用できます。

段ボール箱で回収した場合も、開封することなくそのまま溶解処理を実施。
分別作業を行わないため、情報漏洩のリスクが最小限です。ホチキスやクリップ、バインダーなどの金属部品は、溶解工程の中で自動的に分離・除去され、熱エネルギーとして再利用されています。
また、再資源化（リサイクル）にも対応しているため、CSRや環境経営の観点から導入した企業から評価されています。

なお、WELL自体ではシュレッダー車（出張破砕車）を保有していませんが、WELLから出張裁断サービスをしている会社に直接連絡をしてご紹介することは可能です。
大量書類の即日処理をご希望の際は、ぜひご相談ください。

まとめ～「呼ぶ」から「置く」へ。日常にセキュリティを組み込む～

出張シュレッダー車は、短期間で大量の書類を処理する緊急対応としては非常に有効です。
しかし、書類は日々発生し続けるものであり、保管の必要がない文書については、なるべく長期間の保管を避け、こまめに抹消処理していくことが情報漏洩防止の最も効果的な対策の一つです。

根本的な解決には「常設＋定期回収」という継続的な仕組みづくりが不可欠です。
セキュリティボックスを設置し、定期的に安全なルートで処理する体制を整えることで、書類の放置・監査対応の負担といった課題を同時に解消できます。
セキュリティと効率を両立する文書処理の新しい形を、あなたのオフィスにも取り入れてみませんか。