【保存版】機密文書の処理費用はいくら？相場と失敗しない業者選びのポイント

企業活動では日々、大量の紙文書が発生します。
契約書、顧客リスト、会議資料、社内報告書──これらの中には、万が一漏洩すれば企業の信用を揺るがす機密情報が数多く含まれています。そうした書類を安全に処分するために、専門業者に依頼する企業が増えています。
その際に「価格をなるべく抑えたい」という思考で費用面に注目して判断していないでしょうか。
実は、処理費用を価格だけで決めると、情報漏洩リスクや監査対応の手間、法令遵守の観点から見ても、結果的に高くつくことがあります。
今回は、機密文書を処理するときの価格設定の背景と失敗しない選び方を解説します。                                    

機密文書の処理費用、価格だけで決めていませんか？

機密文書の処分を検討するとき、見積書を比較して「一番安いところでいいか」と安易におもっていませんか。
この判断こそが企業のリスク管理上の盲点になりやすい部分です。
機密文書の処理では、コストよりも重要なのがセキュリティ体制と証跡管理です。安価な業者の中には、未許可の下請けに再委託したり、回収後に一時保管してからまとめて処理するケースも見られます。
その間に紛失・盗難・情報流出が起きれば、責任を問われるのは依頼した企業側です。一度情報漏洩が発生すると、取引停止・信用失墜・損害賠償対応などで、処理費用の何百倍もの損失が発生してしまいます。
また、現在ではCSR（企業の社会的責任）やSDGsの観点からも、「どう廃棄しているか」を説明できる体制が企業には求められます。
価格を抑えることも重視したいのはよくわかるのですが、「安全性」「透明性」「持続性」という視点からも依頼する業者を選ぶことが、結果的に最も合理的な選択となるのです。  

機密文書処理の主な方法と費用相場

機密文書の処理方法は、大きく4つに分類されます。方法によってコスト構造もリスクも異なります。

シュレッダー処理（社内運用）

もっとも身近な方法ですが、実は最もコストが見えにくいのがこのタイプです。
小型のオフィスシュレッダーでは、一度に処理できる枚数が限られ、1,000枚を細断するだけで3時間以上かかることもあります。さらに紙詰まりや刃の摩耗によるメンテナンス費、そして社員の人件費を含めると、年間10万円以上のコストになることも。また、断裁サイズが粗いタイプでは復元可能性が残り、「完全抹消」とは言えません。

箱回収サービス

定期的にダンボール単位で回収してもらうタイプで、1箱あたり2,000〜3,500円程度が相場です。
ただし、回収日までの一時保管や、ホチキス・クリップの除去、封緘作業など事前準備の負担が発生します。
作業効率を考えると、現場への影響は意外と大きい方法です。

セキュリティボックス（常設設置型）

オフィス内に専用のボックスを設置し、社員が不要な書類をそのまま投入できる方式です。
料金も1回5,000円～月額23,000円程度と取り扱い業者によって値段に幅があります。ホチキスやバインダーごと投入できるため分別が不要です。
外箱、内袋ともに完全に施錠ができ、ボックスだとより機密書類を安全に保管できます。処理は内袋を回収し、中身だけを破砕します。また、中に袋が無い場合、BOXごと交換するときも最後はBOXを開けて中身だけを破砕します。
処理後には証明書が発行され、監査対応にも強いのが特徴です。

溶解処理

大量に書類を処理したいときに選択される方法です。
トン単位の文書をまとめて処分する際に向いており、再生紙としてリサイクルされるため環境配慮にも優れています。費用は数量や輸送距離により変動しますが、大量一括処分時に最もコスト効率が高い方法です。一定量ないと依頼できない場合が多いです。
また、業者の都合により、回収した書類がすぐに処理されず、倉庫に保管されることがあり、保管期間中は情報漏洩のリスクが伴います。

“安いだけ”では失敗する？費用比較でチェックすること

機密文書処理サービスを比較するとき、つい「1箱いくら」「1kgあたりいくら」といった単価だけに目がいきがちです。しかし、実際のコストはそれだけでは判断できません。
見えない費用を含めた“トータルコスト”で考えることが重要です。まず注目したいのは、内訳の明確さ。
基本料金以外に、運搬費や証明書発行料が別途加算されるケースもあります。
また、社員が分別・梱包・搬出にかける作業時間も「人件費」としてコストに換算すべきです。これを見落とすと、安く見えて実は割高になることも少なくありません。

できれば自社の運用体制に合った柔軟な対応ができると同じ業者におまかせできます。
オフィス移転や監査前など、突発的に大量処分が発生したときに柔軟に対応できる業者かどうかを確認しておきましょう。加えて、契約の柔軟性です。単発依頼だけでなく、定期契約やトライアル設置など、その都度業者を選定するのも大変です。

これらを整理して比較することで、「安いと思ったのに高くついた」「処理を完了したという証明書がなく監査で説明できない」といった失敗を防ぐことができます。
コストだけでなく、手間・信頼・柔軟性まで含めて総合的に判断することが、後悔しない業者選びの第一歩です。

業者選びのポイント       

費用だけでなく、「どれだけ安全に、確実に処理できるか」を見極めることが最も重要です。
機密文書処理は、産業廃棄物のように行政の免許制度があるわけではありません。
そのため、「誰が・どのように処理しているか」を確認できる実績と体制が信頼の基準になります。

近年、注意すべきなのはセキュリティが甘い格安業者です。「送ってくれたら無料で処理します」といったサービスの中には、古紙リサイクルの過程で機密書類を他の紙と混ぜてプレスしているケースもあります。
処理までの間、倉庫に積まれたまま保管されることも多く、この期間のセキュリティはほぼ無防備と言っても過言ではありません。
“安さ”には理由があります。その理由を「どこで」「誰が」「どのように処理しているか」で説明できない業者は気を付けてほしいです。

継続的な取引を検討する場合は、実際の処理工程を見学できるかどうかも大切なポイントです。
現地で施設を確認すれば、搬入から破砕・溶解まで人の手を介さず安全に処理されているかを判断できます。

・無開封処理や監視カメラ・入退室管理などのセキュリティ体制が整っているか
・処理が完了したという証明書を発行するかどうか
・回収エリア・頻度の柔軟性（定期・スポット対応の有無）
・リサイクル対応やCSRへの取り組みがあるか
以上のポイントと社内事情を考慮しつつ、依頼する業者を選ぶといいでしょう。

実際にWELLでは、機密文書を「無開封・無選別」で安全に処理しています。
回収から破砕・溶解までを行い、機密抹消証明書を発行することで、監査対応や取引先への説明にも安心です。

まとめ

機密文書処理は、単に「安く捨てる」作業ではありません。それは、企業の信用を守るためのリスクマネジメントそのものです。
費用を削って一時的にコストを下げても、情報漏洩が起きれば信頼の損失は計り知れません。
一方で、セキュリティボックスや溶解処理など、安全で迅速な処理と証跡付きの仕組みを導入すれば、現場負担を減らしながらガバナンスを強化することができます。「コスト削減」と「信頼維持」は、相反するものではありません。
WELLでは、両立できる機密文書処理の仕組みを提供しています。
安全に手間をかけず、確実に。費用だけにとらわれない選択をしてみませんか。