シュレッダー処分、まだ自社でやってるの？情報漏洩と非効率を防ぐ最新サービスを解説

書類の処分、現場任せになっていませんか？
情報漏洩のリスクが高まるなか、社内でのシュレッダー対応や、社員による持ち込み処分には限界があります。
そんなときにこんなご相談をいただきます。
「シュレッダーで処理しているけど、本当に大丈夫？」
「たまった書類、まとめて安全に処理できないかな…」
デジタル化が進む今、企業に求められるのは、効率性と安全性を兼ね備えた文書処分の仕組みです。
今回は機密文書の社内処理の課題とシュレッダー処理と持ち込み処分についてわかりやすくご紹介します。 

シュレッダー処理、実は非効率？法人が抱える4つの課題

 「とりあえず社内のシュレッダーで処理しておけば大丈夫」そんな認識のまま、紙書類の処分を現場任せにしていませんか。実はこの方法、多くの企業で見直しが進んでいます。
なぜなら、日々の業務の手間を増やすだけでなく、重大なリスクやコストの温床にもなっているからです。
ここでは、企業が抱える4つの課題を整理してみましょう。

1.時間がかかる・手が止まる：社員の作業負担が増加

家庭用やオフィス用の小型シュレッダーでは、一度に裁断できる紙の枚数に限界があります。
大量の書類を処分するには、最大投入枚数を守りながら何度も処理を繰り返す必要があり、その都度社員の手が止まってしまいます。
さらに、裁断後に溜まるシュレッダー屑の袋替え作業や、飛び散った紙片の清掃といった後片付けも必要になるため、意外と手間がかかるという声も少なくありません。

月末や決算期などの繁忙期にはこうした作業が後回しになり、機密情報が社内に長時間放置されるリスクも高まります。

2.シュレッダーの性能には限界がある：完全な情報抹消ができないことも

シュレッダーによっては、細断後の紙片が大きすぎる、断裁方向が単一であるなど、性能の限界もあるため、シュレッダー処理だけでは「完全な抹消」とはいえない場合もあります。
特に、復元可能な程度の断裁では、万が一漏えいしたときのリスクがぬぐえません。

3.紙詰まり・メンテナンス：想定外のコストが発生

シュレッダーは精密機械です。日常的な使用のなかで紙詰まりや刃の摩耗、モーターの不具合などが起こると、メンテナンス費用がかかります。
ほとんどの企業では、シュレッダー購入時に保守に入っており、迅速に対応してもらえる体制になっていると思いますが、トラブルが発生すれば作業効率が落ち、修理になれば、業務時間が削られる結果につながります。

4.処理証明証が出ない：コンプライアンス上不安が残る

情報漏えいや個人情報保護の観点から、近年は「どのように処分したか」を証明する必要性が高まっています。
しかし、社内シュレッダーでは「機密抹消証明書」の発行ができません。監査や万が一のトラブル時に、十分な説明責任を果たせる体制が整っていない企業も多いのが現状です。

社内処理は一見手軽に見えて落とし穴があるのです。
今後は、より安全かつ効率的な処分方法を選択することが、企業の信頼維持とリスク管理において欠かせない要素となっていくでしょう。

「持ち込み処分」は本当に安心？知っておくべき注意点

オフィス向けのシュレッダーでの処理に限界を感じ、業者への持ち込み処分を検討する場合、ここでも考慮しておくべきことがあります。

・持ち込み対応の業者は限られている
すべての機密文書を処理する業者が、書類を持ち込んで対応してくれるわけではありません。一定以上の量がなければ断られてしまいます。
また、対応エリアや受付時間が限られていたり、事前予約が必要だったりと、柔軟性に欠けるケースもあります。結局、社員が貴重な時間を割いて書類を運ぶなどの手配をしなければいけません。

・セキュリティ体制が不透明な場合も
持ち込み先の処理体制がどこまでセキュリティがしっかりしているかは、外部からは見えづらいものです。受付窓口に渡した後、どのように処理されるのか。誰が書類に触れるのか。証明書の発行がない場合、情報漏えいリスクはどこに責任があるのか曖昧になります。

・「持っていくだけ」で終わらない負担
書類を持ち込むには、事前にファイルから外す、ホチキスを外す、箱詰めをするなどの作業が必要になります。業者によっては仕分けの条件が厳しく、「処分のための人手が必要になる」という本末転倒な状況に陥る可能性があります。
実際にリチウムイオン電池などが混入したまま処分をした処理工場で火災となっているケースもあるので、仕分けはきっちり行われなければいけません。

シュレッダー業務を外注化で得られる3つの価値

社内で機密文書を処理することは、簡単に思えるかもしれません。
しかし、実際には多くの手間とコスト、そしてリスクを伴います。
外部の専門業者に業務を委託することで、「作業の軽減」以上のメリットが得られるのです。

1.コスト削減（年間10万円以上の可能性も）

社内シュレッダーに代わる手段として外注する方法として注目されているのが、WELLが提供する「セキュリティボックス」サービスです。
これは、機密書類をオフィス内の専用ボックスに投入するだけで、専門業者が定期的に回収・破砕処理を行ってくれる仕組みです。

社内シュレッダーを使い続けるには、機器本体の購入費や保守契約費、消耗品費用だけでなく、シュレッダーの袋替えや散らばった紙片の清掃などを含めた社員の作業時間という隠れコストも発生します。
これらを見直すと、セキュリティボックスのような外注サービスを導入することで、年間10万円以上のコスト削減につながるケースもあります。

2.スペース削減でオフィスの有効活用

不要な紙書類を社内に溜め込むことがなくなれば、保管スペースを大幅に圧縮できます。
空いたスペースは、打ち合わせスペースや新たな設備の導入に活用でき、さらに働きやすい環境を整えられます。

3.環境配慮でCSR・SDGs対策にも貢献

専門業者による破砕処理後の紙は、再資源化されるのでリサイクルが可能です。
一方、社内シュレッダー処理された紙片は焼却処分されることも多く、環境負荷の差は歴然です。企業のCSR活動や、SDGs（持続可能な開発目標）への取り組みをアピールする上でも、外注化は有効な選択肢といえるでしょう。

業者選びで失敗しない3つのポイント

「とりあえず一番安いところ」を選んでしまうと、危険なこともあります。
シュレッダー業務の外注は、情報漏洩リスクの最前線を任せる選択をすることにもなります。
だからこそ、以下の3つの視点で慎重に業者を選ぶことが大切です。

1.回収エリア・頻度は柔軟か？

処分先の立地や業務サイクルに合わせて対応してくれるかを必ず確認しましょう。
たとえば、週1回の定期回収に対応してくれるか。月1回や隔月などのスポット対応が可能か。急な大量処理にも対応できる体制があるか。こうした柔軟性の有無は、業務の負担を左右する重要なポイントです。

2.「機密抹消証明書」の有無は必須

機密文書の処分は、処理の履歴が証拠として残ることが重要です。
監査やトラブル発生時に備え、機密抹消証明書が発行されるかどうかは必ず確認をしておくことが大切です。
紙での発行に加え、現在では電子データでの共有が可能かどうかもチェックしておくと安心です。

3.セキュリティ体制・破砕方法は万全か？

業者選定の際には、処理施設への搬送ルートや作業員の入退室管理など、全体のセキュリティ体制がしっかり整っているかを確認することが重要です。
特に注目したいのが「破砕方式の違い」です。破砕処理には、主に二軸破砕機（シュレッダー型）と一軸破砕機の2種類があります。

二軸破砕機は、書類が入った箱を事前に開封し、業者が中身を選別したうえで破砕する方式です。
人の手に書類が直接触れる必要があるため、情報漏洩のリスクが高まる恐れがあります。

一方、一軸破砕機は、箱を開封することなく、未選別のまま書類ごと一括で破砕処理が可能です。
書類が人の目に触れることがないため、より安全に処理できる点が大きなメリットです。
また、作業効率も高く、スピーディーに大量の処理をこなせるため、業務負担の軽減にもつながります。

このように、破砕方式の違いは、情報抹消の確実性や処理スピード、対応可能な素材の幅、さらにはリサイクル効率にまで影響を与える重要なポイントです。
特に「無開封処理」に対応しているかどうかは、情報漏洩リスクを抑えるうえで大きな分かれ目となります。
業者を選ぶ際には、単に処理できるかどうかだけでなく、こうした破砕方式やセキュリティ体制まで含めて、総合的に判断することが求められます。

本当に選ぶべきは？法人向けの「セキュリティボックス」という選択肢

書類を社内のシュレッダーで処分するにも稼働が追いつかない、そんな声に応えるのが、セキュリティボックスの導入です。
これは、オフィス内に専用ボックスを設置し、たまった機密文書を定期的に専門業者が回収・破砕処理するサービスです。

特別な操作は必要なく、社員は不要になった書類をボックスに投入するだけ。
容量はダンボール3箱分の書類を投入できる設計になっています。回収から処分までの一連の流れは業者に委託され、情報漏洩のリスクを最小限に抑えながら、社内作業の負担も大幅に軽減できます。WELLの書類投入式金庫スタイルのボックスは以下の特長があります。

・ボックス設置ですぐに運用可能
社内にセキュリティボックスを1台設置するだけで、すぐに運用を開始できます。誰でも簡単に使えるため、特別な教育や操作手順も不要です。
さらに、従来のシュレッダーに比べて作動音がないため、「オフィスが静かになった」と感じる社員の声もあり、業務環境の改善にもつながります。
また、セキュリティボックスを活用することで、全社的な情報管理やセキュリティ意識の向上にもつながります。

・ホチキス・バインダーごと投入OK
セキュリティボックスの投入口は厚さ約2.5cmまで対応しており、ホチキスの付いた書類やバインダーも分別せずにそのまま投入できます。これにより分別作業の手間が省け、作業時間の短縮と現場の負担軽減につながります。
ただし、リチウムイオン電池や乾電池などの異物が混入すると、処理工場での火災の原因になるため、投入前に確認をしていただくようにお願いしています。

・密封・無開封・破砕処理
ボックス内の袋ごと安全に回収し、無差別で処理します。人の目に触れずに処分されるため、漏洩リスクが限りなく低いのが特徴です。

・処理証明書の発行あり
処分後には機密抹消証明書が発行され、監査対応や内部統制の証拠書類として活用できます。
情報管理の高度化が求められる今、「まとめて・安全に・効率よく」機密文書を処理するには、セキュリティボックスという選択肢を加えるのも一つかもしれません。

まとめ

手軽で便利な社内シュレッダーですが、実際には情報漏洩リスクや作業負担、コストの無駄といった課題を抱えがちです。
紙書類の処分をなんとなく現場任せにしている状況ならば、今こそ体制を見直すチャンスです。

「書類を安全にまとめて処分したい」
「もっと効率的な方法があれば知りたい」
そんな企業にこそおすすめしたいのが、セキュリティボックスの導入です。
情報漏洩リスクを最小限に抑え、社員の作業負担を軽減。年間コストの見直しにもつながります。この3つを一度に実現できる手段として、多くの企業が検討しています。

ただ破棄するのではなく、“どう処分するか”を戦略的に考える時代へ。
貴社の情報資産を守りながら、業務のスマート化を進めてみませんか。