ペーパーレス化の“最後の壁”スキャン後の原本、保管する？捨てる？

企業のペーパーレス化が進む中で、「書類をスキャンしてデータ化する」という取り組みは、多くの企業で一般的になってきました。
請求書や契約書、会計書類などをスキャンし、電子データとして保管することで、紙の保管スペースを削減し、データの検索性を高めることができます。
しかし、実際の現場では、ペーパーレス化を進めた企業の多くが、ある共通の悩みに直面しています。

それは、「スキャンした後の紙の原本をどうするのか」という問題です。
データ化はしたものの、「念のため紙も残しておこう」と考え、結果として紙とデータの両方を管理する「二重管理」の状態に陥っているケースが少なくありません。

本来ペーパーレス化の目的は、単に書類をスキャンすることではありません。紙そのものを持たない運用に移行することにあります。
では、スキャンした書類の原本は、本当に処分しても問題ないのでしょうか。  

 

スキャンした紙は捨てても大丈夫か

この疑問に大きく関わってくるのが、「電子帳簿保存法」です。電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類を電子データとして保存することを認める法律です。
一定の要件を満たせば、紙の原本を保存しなくても、電子データのみでの保存が認められます。
以前は電子保存のハードルが高く、税務署の事前承認なども必要でした。しかし制度改正により、現在は電子保存の導入がしやすくなっています。

電子データで保存する際には、主に次のような要件が求められます。

• データの改ざん防止（タイムスタンプや訂正履歴など）
• 必要な情報を検索できること
• データの真実性が確保されていること
  
• 税務調査時にすぐ確認できる状態であること

こうした条件を満たしていれば、スキャン後の紙の原本は廃棄することが可能です。つまり、法律の観点から見ても、必ずしも紙を保管し続ける必要はありません。

 

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類を電子データとして保存することを認める法律です。
1998年に制定され、その後の制度改正により、企業のデジタル化に対応する形で見直しが続けられてきました。
国税庁では電子帳簿保存法について、次のように説明しています。「電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認める制度です。」
（国税庁「電子帳簿保存法の概要」参照）

これにより、これまで紙で保存することが一般的だった帳簿や書類を、電子データとして保存することが可能になりました。
対象となる書類には、帳簿、請求書、領収書、契約書など、企業活動の中で発生するさまざまな税務関係書類が含まれます。

電子帳簿保存法では、大きく次の3つの保存方法が定められています。

1. 電子帳簿等保存
2. スキャナ保存
3. 電子取引データ保存

このうち、ペーパーレス化に大きく関わるのが「スキャナ保存」です。
紙の書類をスキャンして電子データとして保存することで、原本の保管を省略できる場合があります。ただし、電子保存を行うためには、データの改ざん防止や検索機能の確保など、一定の要件を満たす必要があります。
これらの条件を満たして適切に電子保存を行っていれば、紙の原本を必ずしも保管し続ける必要はありません。

こうした制度の整備により、企業におけるペーパーレス化は以前よりも進めやすくなっています。
適切な方法で電子保存を行っていれば、スキャン後の原本を廃棄することは可能なのです。

 

改正でハードルが下がる

電子帳簿保存法は、制度開始当初は導入のハードルが高い制度でした。電子保存を行うためには、税務署への事前承認が必要であり、保存要件も厳格だったため、実際に活用する企業は限られていました。
しかし、企業のデジタル化や業務効率化を背景に制度の見直しが進み、2022年（令和4年）の法改正によって電子帳簿保存法のハードルが下がったのです。

今回の改正で特に大きく変わったポイントは、次の3つです。

① 税務署の事前承認が不要になった
以前は電子保存を行うために税務署へ申請し、承認を受ける必要がありました。しかし改正により、この事前承認制度は廃止されました。
これにより、企業は要件を満たせば自社の判断で電子保存を導入できるようになりました。

② スキャナ保存の要件が緩和された
紙の書類をスキャンして保存する「スキャナ保存」についても、要件が見直されました。
例えば、スキャンできる期間の制限が緩和されるなど、実務上の負担が軽減されています。

③ 電子取引データの保存が義務化された
一方で、メールやクラウドなどで受け取った電子取引データについては、電子データのまま保存することが義務化されました。
これにより、企業におけるデジタルデータ管理の重要性はこれまで以上に高まっています。

こうした制度改正により、企業が電子帳簿保存法を活用しやすい環境が整いました。
以前と比べて電子保存の導入は現実的な選択肢となり、ペーパーレス化を進める企業も増えています。

一方で、電子保存の仕組みを導入しても、スキャン後の原本を保管し続けている企業は少なくありません。
制度の理解が十分に浸透していないことや、廃棄方法への不安などが背景にあります。
しかし、本来ペーパーレス化を進めるためには、電子保存と合わせて紙の原本をどのように処理するかまで考えることが重要です。

 

それでも原本を残してしまう理由

法律上は電子保存が認められているにもかかわらず、多くの企業が原本を残してしまうのには理由があります。
まず大きいのは、「本当に捨てて大丈夫なのか」という心理的な不安です。
税務調査や監査の際に紙の原本が必要になるのではないかと考え、「念のため残しておこう」という判断がされることがあります。また、社内ルールが整備されていないケースもあります。
電子化の仕組みは導入したものの、原本を廃棄する基準やタイミングが決まっていないため、結果として書類が保管され続けてしまうのです。

 

コストのリスク

原本を保管する場合、見落とされがちなのがコストです。紙の書類は場所を取るため、キャビネットや倉庫などの保管スペースが必要になります。
企業によっては外部倉庫を借りていることもあり、その場合は毎月の保管費用が発生します。
また、書類の整理や管理には人手も必要です。こうした管理コストは日常業務の中では見えにくいものですが、長期的に見ると企業にとって大きな負担となります。

 

電子化後に原本を残す3つのリスク

電子化を行った後も紙の原本を残している場合、企業にはいくつかのリスクが生まれることを忘れてはいけません。

 

二重コスト

紙とデータの両方を管理することは、コストの二重化につながります。電子データの保存にはシステムやクラウドの費用がかかります。
一方で、紙の書類を残していれば保管スペースや管理のためのコストも発生します。
本来であればデータ化によって削減できるはずのコストが、紙の保管を続けることで維持されてしまうのです。

 

セキュリティリスク

紙の書類は、紛失や盗難、不正閲覧といったリスクを抱えています。特に個人情報や機密情報が含まれる書類では、管理が不十分な場合、情報漏洩につながるおそれがあります。
また、不要になった書類を通常の方法で廃棄すると、第三者に情報を見られてしまうリスクもゼロではありません。
紙の書類は扱い方によって、重大なセキュリティリスクとなるでしょう。

 

検索性の低下

紙とデータが混在している状態では、書類を探す際の効率が落ちてしまいます。電子データで確認すればよいのか、それとも紙の書類を探す必要があるのか判断に迷うことで、時間のロスにつながることもあります。
結果として書類を探す時間が増え、業務効率の低下を招く要因にもなりかねません。

 

ペーパーレス化の本来の目的

ペーパーレス化の目的は、単に紙をスキャンすることではありません。本当のゴールは、紙を持たない業務環境を実現することです。
紙の書類が残っている限り、保管スペースの問題や管理コスト、情報漏洩のリスクなどは完全には解消されません。
スキャン後の原本を適切に処理し、紙を持たない運用へと移行することが、ペーパーレス化を成功させるための重要なポイントです。

 

安全に原本を処理する方法

スキャン後の書類を廃棄する際、多くの企業が気にするのが安全性です。特に機密情報を含む書類の場合、不適切な方法で処分すると情報漏洩につながる可能性があります。
そのため、機密文書の処理を専門に行うサービスを利用する企業も増えています。

 

機密文書処理する2つの方法

機密文書の専門処理には、主に直接溶解処理と破砕処理という2つの方法があります。
いずれも、書類が入った段ボール箱を開封することなく処理できる仕組みが採用されており、情報漏洩のリスクを抑えながら安全に処理できる点が特徴です。

直接溶解処理は、回収した機密書類を段ボール箱を開封せずにそのまま溶解処理を行う方法です。
分別作業を行わないため、人の手で書類に触れる工程が少なく、セキュリティ面でも安心して処理することができます。

もう一つが破砕処理です。厳重なセキュリティ管理が行われた専用工場において、大型破砕機を使用し、機密書類を細かく裁断して判読できない状態に処理します。
機密書類が入った段ボール箱は開封せず、そのまま破砕機に投入されます。
また、バインダーやクリップ、ホチキスの針などを事前に取り外す必要がないため、社内での分別作業の手間を減らすことができます。

 

処理完了を証明する書類の発行

処理後には、書類が安全に処理されたことを証明する書類が発行されます。
この証明があることで、機密文書が適切に処理されたことを社内外に説明でき、監査対応やコンプライアンスの観点でも安心して書類の廃棄を進めることができます。

 

紙は資源として再利用

破砕された紙は製紙会社へ搬出され、最終的に溶解処理されて再生紙としてリサイクルされます。
単に廃棄するのではなく、資源として再利用されるため、環境負荷の低減にもつながります。

 

まとめ

ペーパーレス化を進める企業にとって、見落とされがちなのがスキャン後の原本の扱いです。
電子帳簿保存法の要件を満たして電子保存を行っていれば、紙の原本を保管し続ける必要はありません。
それにもかかわらず紙を残し続けると、保管コストや情報漏洩リスク、業務効率の低下などの問題が生まれる可能性があります。

ペーパーレス化を本当に実現するためには、スキャン後の書類を安全に処理し、紙を持たない運用へ移行することが重要です。
適切な処理方法を取り入れることで、企業のペーパーレス化はより現実的で持続可能な取り組みとなるでしょう。